Bedrijf starten in Duitsland als Nederlander

Duitsland is de grootste economie van Europa en ligt naast de deur. Veel Nederlandse ondernemers beginnen er met een paar klanten over de grens en merken dan dat een Duitse vestiging eenvoudiger werkt, voor de klant en voor de belasting. Anderen verhuizen naar Berlijn, München of het Ruhrgebied en willen daar voor zichzelf beginnen. In beide gevallen kom je door hetzelfde systeem, en dat systeem is grondig, maar niet onredelijk.

Kort samengevat: je meldt je bedrijf aan bij de gemeente of bij het Finanzamt, je kiest een rechtsvorm, je vult de vragenlijst van de belastingdienst in, je regelt een ziektekostenverzekering en je wordt vanzelf lid van de Kamer van Koophandel. Hieronder per stap wat dat betekent.

Gewerbe of Freiberufler: de eerste vraag

Duitsland maakt een onderscheid dat Nederland niet kent. Wie een Gewerbe uitoefent, dus handel, ambacht, productie of de meeste dienstverlening, meldt zich aan bij het Gewerbeamt van de gemeente en betaalt later Gewerbesteuer. Wie een freier Beruf uitoefent, zoals arts, advocaat, architect, journalist, kunstenaar, vertaler of adviseur met een duidelijk intellectueel karakter, meldt zich alleen bij het Finanzamt en betaalt geen Gewerbesteuer.

Het verschil is niet altijd scherp, en het Finanzamt beslist uiteindelijk. Een IT-consultant kan Freiberufler zijn, een webshop nooit. Laat dit in het begin goed uitzoeken, want de indeling heeft gevolgen voor je belasting en je administratieplichten.

De Gewerbeanmeldung

Voor een Gewerbe ga je naar het Gewerbeamt (of Ordnungsamt) van de gemeente waar je bedrijf zit. Je vult een formulier in, laat je identiteitsbewijs zien en betaalt een kleine leges. In veel steden kan het inmiddels online. Voor sommige beroepen heb je een vergunning of een vakbekwaamheidsbewijs nodig, bijvoorbeeld in de horeca, de bouw en bij ambachten die onder de Handwerksordnung vallen. Voor die ambachten meld je je ook bij de Handwerkskammer.

Het Gewerbeamt stuurt je aanmelding automatisch door naar het Finanzamt, de IHK en de Berufsgenossenschaft (de verzekeraar voor bedrijfsongevallen). Je hoeft die dus niet allemaal zelf te benaderen, maar je krijgt er wel post van.

Welke rechtsvorm kies je?

De keuzes lijken op de Nederlandse, met andere namen en andere drempels:

• Einzelunternehmen: de eenmanszaak. Geen startkapitaal, weinig formaliteiten, wel persoonlijke aansprakelijkheid. De meeste starters beginnen zo.
• GbR (Gesellschaft bürgerlichen Rechts): de maatschap of vof voor twee of meer personen, zonder kapitaaleis en met hoofdelijke aansprakelijkheid.
• UG (haftungsbeschränkt): de "kleine GmbH". Op te richten vanaf één euro kapitaal, maar je moet een deel van de winst reserveren tot het kapitaal van een GmbH is bereikt. Beperkte aansprakelijkheid, wel oprichting via de notaris.
• GmbH: de Duitse bv. Vereist een stamkapitaal van 25.000 euro, waarvan minimaal de helft bij oprichting gestort moet zijn. Notariële oprichting en inschrijving in het Handelsregister. Dit is de vorm die Duitse zakenpartners het meest vertrouwen.

Een Nederlandse bv kan ook in Duitsland een vestiging (Zweigniederlassung) openen. Dat scheelt een oprichting, maar niet de Duitse belastingplicht over de winst die daar wordt gemaakt, en Duitse klanten vinden een GmbH vaak vertrouwder.

Het Finanzamt en de belastingnummers

Na de aanmelding vul je bij het Finanzamt de Fragebogen zur steuerlichen Erfassung in, tegenwoordig online via het ELSTER-portaal. Daarin schat je je omzet en winst en kies je een aantal fiscale opties. Daarna krijg je een Steuernummer voor je bedrijf. Wil je zakendoen met andere EU-landen, dan vraag je ook een Umsatzsteuer-Identifikationsnummer aan, het Duitse btw-identificatienummer.

Een belangrijke keuze in die vragenlijst is de Kleinunternehmerregelung. Blijft je omzet onder de wettelijke grens, dan hoef je geen btw in rekening te brengen en geen btw-aangifte te doen. Dat is handig voor een kleine start, maar je kunt dan ook geen btw terugvragen over je inkopen. De grens is de afgelopen jaren verhoogd; kijk het actuele bedrag na voordat je kiest.

Gewerbesteuer, Einkommensteuer en de aangifte

Als Gewerbetreibende betaal je Gewerbesteuer aan de gemeente. Het tarief hangt af van de Hebesatz die elke gemeente zelf vaststelt, en verschilt dus tussen een stad en het dorp ernaast. Voor eenmanszaken geldt een vrijstelling over de eerste schijf van de winst, en een deel van de Gewerbesteuer wordt verrekend met de inkomstenbelasting. Daarbovenop komt de Einkommensteuer over je winst, met een progressief tarief, en eventueel de Solidaritätszuschlag.

Een GmbH of UG betaalt Körperschaftsteuer plus Gewerbesteuer over de winst, en jij betaalt als directeur loonbelasting over je salaris. Dat is vergelijkbaar met de Nederlandse bv, maar de administratie-eisen zijn strenger, met een verplichte jaarrekening die openbaar wordt gemaakt.

Ziektekostenverzekering: verplicht, en niet goedkoop

Iedereen die in Duitsland woont, moet een ziektekostenverzekering hebben. Als zelfstandige kies je tussen de wettelijke verzekering (gesetzliche Krankenversicherung) en een particuliere. De wettelijke premie is een percentage van je inkomen met een minimum, en voor een starter met weinig inkomen is dat minimum al een flinke maandelijkse post. Reken die kosten mee in je plan; het is de uitgave waar Nederlandse starters het vaakst van schrikken.

Woon je in Nederland en werk je alleen in Duitsland, dan geldt een andere regel: je bent dan in beginsel sociaal verzekerd in het land waar je werkt. Lees daarover ons artikel over werken in Duitsland als grensarbeider.

IHK, Berufsgenossenschaft en andere verplichte instanties

Elk Gewerbe is automatisch lid van de Industrie- und Handelskammer. Daar hoort een jaarlijkse bijdrage bij, die voor kleine bedrijven laag is of wegvalt. De IHK is ook een nuttige bron: ze geven gratis startersadvies en organiseren netwerkbijeenkomsten. Daarnaast meld je je bij de Berufsgenossenschaft van je branche, de wettelijke ongevallenverzekering, ook als je geen personeel hebt.

Neem je personeel aan, dan komen daar de Betriebsnummer bij, de loonadministratie met de sociale premies, en de Duitse arbeidsrechtelijke regels, die aanzienlijk verschillen van de Nederlandse.

Scheinselbständigkeit: de valkuil voor freelancers

Duitsland is streng op schijnzelfstandigheid. Werk je als zelfstandige vrijwel alleen voor één opdrachtgever, op diens locatie en volgens diens aanwijzingen, dan kan de Deutsche Rentenversicherung je achteraf als werknemer aanmerken. De opdrachtgever moet dan met terugwerkende kracht sociale premies betalen, en dat maakt Duitse bedrijven terughoudend om met eenpitters te werken. Wie als freelancer naar Duitsland gaat, doet er goed aan meerdere opdrachtgevers te hebben en de samenwerking zo in te richten dat de zelfstandigheid duidelijk is.

Waar vind je hulp in het Nederlands?

De Duitse belastingdienst schrijft in het Duits en verwacht antwoord in het Duits. Een Steuerberater die ook Nederlands spreekt en beide stelsels kent, verdient zichzelf in het eerste jaar terug. In de bedrijvengids voor Duitsland staan Nederlandstalige dienstverleners, en voor contracten, huurrecht en de oprichting van een GmbH vind je er Nederlandstalige advocaten in Duitsland, onder meer in Düsseldorf, waar veel Nederlandse bedrijven hun Duitse vestiging hebben.

Wie in Duitsland op zoek is naar andere Nederlandse ondernemers, vindt de businessclubs en handelskamers in de verenigingengids.