Bedrijf starten in Portugal als Nederlander

Steeds meer Nederlanders beginnen in Portugal niet alleen een nieuw leven, maar ook een nieuw bedrijf: een vertaalbureau vanuit Lissabon, een verhuurbedrijf voor vakantiehuizen in de Algarve, een webshop die vanuit een dorp in de Alentejo draait. Het Portugese systeem voor ondernemers is overzichtelijker dan zijn reputatie doet vermoeden, zolang je de volgorde aanhoudt die de Finanças en de Segurança Social verwachten.

In het kort: als zelfstandige open je een atividade bij de Finanças en werk je met recibos verdes, of je richt een vennootschap op via Empresa na Hora. Beide routes vragen een NISS voor de sociale zekerheid, een boekhouder is verplicht zodra je omzet boven een bepaalde grens komt, en de Portugese factuurcultuur is strikter dan de Nederlandse.

Zelfstandige worden: trabalhador independente met recibos verdes

De eenvoudigste manier om in Portugal voor jezelf te beginnen is als trabalhador independente, zelfstandige zonder rechtspersoon, vergelijkbaar met de Nederlandse eenmanszaak. Je factureert met recibos verdes, letterlijk "groene bonnen", de elektronische facturen die via het portaal van de Finanças worden aangemaakt en verplicht zijn voor iedere zelfstandige. Er is geen startkapitaal nodig en de administratie is relatief licht, wat deze vorm populair maakt bij freelancers, consultants en kleine dienstverleners.

Het nadeel is de aansprakelijkheid: als trabalhador independente ben je met je privévermogen aansprakelijk voor schulden van je activiteit. Voor wie met beperkt risico werkt, bijvoorbeeld schrijfwerk of advies, weegt dat vaak niet zwaar; voor wie investeert in voorraad, personeel of vastgoed is dat een reden om een vennootschap te overwegen.

Of een vennootschap: Lda en unipessoal Lda

Wie beperkte aansprakelijkheid wil, kiest voor een vennootschap. De Lda (sociedade por quotas) is de gangbare bv-achtige vorm voor meerdere vennoten, en de unipessoal Lda is dezelfde vorm voor één persoon. Beide bieden aansprakelijkheid die in beginsel beperkt is tot het ingebrachte kapitaal, en beide vragen een jaarrekening en een vastere boekhouding dan een eenmanszaak.

Oprichten kan via Empresa na Hora, letterlijk "bedrijf binnen het uur", een overheidsloket waar je met een van de kant en klare standaardstatuten in één afspraak een vennootschap opricht, inclusief inschrijving in het handelsregister en toekenning van een btw en bedrijfsnummer. Wil je eigen statuten op maat, dan loopt de oprichting via een notaris of advocaat en duurt het langer.

Atividade openen bij de Finanças

Of je nu als zelfstandige begint of een vennootschap opricht, je moet je activiteit melden bij de Finanças, het openen van de atividade. Dat kan online via het Portal das Finanças of aan de balie, met je NIF. Je geeft daarbij aan welke activiteit je uitoefent, aan de hand van een Portugese activiteitencode, en welke inkomsten je verwacht. Die inschatting bepaalt onder meer of je meteen btw-plichtig wordt of onder de vrijstelling voor kleine ondernemers valt.

Deze stap is de Portugese tegenhanger van de inschrijving bij de Kamer van Koophandel, maar dan bij de belastingdienst: zonder open atividade mag je geen recibos verdes uitschrijven en dus ook niet legaal factureren.

NISS en Segurança Social

Als zelfstandige of ondernemer heb je een NISS nodig, je sociaalzekerheidsnummer bij de Segurança Social. Daarmee bouw je rechten op voor onder meer ziekte, arbeidsongeschiktheid en pensioen. Startende zelfstandigen krijgen doorgaans een vrijstelling van de sociale premies in het eerste jaar van hun activiteit, zodat je de eerste periode kunt gebruiken om de zaak op poten te zetten zonder meteen die kosten te dragen. Na die periode wordt de premie berekend over je aangegeven inkomen uit de voorgaande kwartalen. Hoeveel dat precies is en welke uitzonderingen gelden, verandert van tijd tot tijd; laat dit narekenen door een boekhouder zodra je eerste jaar erop zit.

Btw: de vrijstelling voor kleine ondernemers

Portugal kent, net als Nederland, een vrijstelling van IVA, de btw, voor ondernemers met een omzet onder een bepaalde jaarlijkse grens. Blijf je daaronder, dan breng je geen btw in rekening en doe je geen periodieke btw-aangifte, maar kun je ook geen btw terugvragen over je inkopen. Zodra je omzet de grens nadert of overschrijdt, word je automatisch btw-plichtig en moet je per kwartaal of per maand aangifte doen, afhankelijk van je omzetniveau. De exacte grens wordt van tijd tot tijd aangepast; vraag je boekhouder naar het actuele bedrag voordat je je omzet inschat bij het openen van de atividade.

De contabilista certificado: geen luxe maar een verplichting

Zodra je omzet boven een bepaald niveau komt of zodra je een vennootschap runt, ben je verplicht een contabilista certificado in te schakelen, een gecertificeerde boekhouder die je aangiftes bij de Finanças mede ondertekent. Zelfs voor kleinere zelfstandigen is een boekhouder in de praktijk bijna onmisbaar: het Portugese systeem van recibos verdes, kwartaalaangiftes en sociale premies is niet iets wat de meeste Nederlanders er even bij doen. Een boekhouder die ook Nederlands of Engels spreekt scheelt vooral in het eerste jaar veel uitzoekwerk.

Vergunningen: alojamento local en andere licenties

Verhuur je een woning aan toeristen, dan heb je een vergunning nodig als alojamento local, kortweg AL, aan te vragen bij de gemeente. De afgelopen jaren heeft de Portugese overheid de regels voor AL op meerdere momenten aangescherpt, met beperkingen die per gemeente en per wijk verschillen en die nog regelmatig veranderen. Wie met verhuur wil beginnen, checkt dus altijd eerst bij de gemeente en bij een lokale adviseur of nieuwe registraties in dat gebied nog worden toegestaan, in plaats van te varen op wat een paar jaar geleden gold. Andere branches, van horeca tot bouw, hebben hun eigen vergunningen en soms een vakbekwaamheidseis; laat dit per branche navragen voordat je start.

De Portugese factuurcultuur

Wat Nederlanders het eerst opvalt, is hoe consequent Portugal met facturen omgaat. Bij vrijwel elke aankoop, van de supermarkt tot de garage, wordt gevraagd of je een NIF op de bon wilt, en veel Portugezen geven die standaard door omdat ingeleverde bonnen meetellen voor belastingaftrek in de eigen aangifte. Voor jouw bedrijf betekent dit dat klanten een correcte factuur verwachten, met NIF, btw-vermelding waar van toepassing en een doorlopende nummering via een goedgekeurd factureringssysteem. Handmatig een bonnetje schrijven zoals in een klein Nederlands bedrijf soms nog gebeurt, is in Portugal geen optie: de recibos verdes en de facturen van een vennootschap moeten via erkende software of het portaal van de Finanças lopen.

Betaalgedrag en zakendoen in Portugal

Zakendoen in Portugal gaat op een rustiger tempo dan in Nederland. Afspraken worden vaker persoonlijk gemaakt dan per mail, en een relatie opbouwen weegt zwaarder dan een snelle deal. Betaaltermijnen worden in de praktijk soepeler gehanteerd dan op de factuur staat, vooral bij kleinere, lokale klanten; reken daarmee in je cashflow en wees niet verbaasd als een betaling wat later binnenkomt dan afgesproken. Grotere bedrijven en internationale klanten betalen doorgaans stipter. Nederlandse ondernemers die dit weten in te passen, in plaats van er tegenin te vechten, bouwen sneller een stabiele klantenkring op.

De Algarve is de plek waar de meeste Nederlandse ondernemers zich vestigen, van verhuurbedrijven en makelaarskantoren tot horeca en dienstverlening voor de eigen gemeenschap. Dat maakt het makkelijker om lokaal advies en personeel te vinden dat je taal spreekt, maar de concurrentie in de populaire sectoren is er ook het grootst.

Waar vind je hulp in het Nederlands?

Voor de eerste stappen, van atividade tot btw-vrijstelling, vind je in de bedrijvengids voor Portugal Nederlandstalige dienstverleners, waaronder accountants en belastingadviseurs die met een contabilista certificado samenwerken. Wie het keurmerk draagt, is door ons gecontroleerd volgens de keurmerkstandaard. In de verenigingengids vind je Nederlandse ondernemersnetwerken in Portugal, vooral actief in de Algarve.

Ga je ook een woning kopen om vanuit te werken, lees dan huis kopen in Portugal, en voor de belastingkant van het leven als Nederlander in Portugal belasting in Portugal als Nederlander.